Как документально оформить время ознакомления работников с локальными нормативными актами?

Прямого указания на то, как документально оформить ознакомление работника с локальными нормативными актами организации, нормативные акты не содержат. Известно только, что факт ознакомления подтверждается личной подписью работника и указанием даты. В связи с этим, вам предоставляется полная свобода действий, естественно, в рамках закона. Главное, чтобы вы смогли доказать, что работник был ознакомлен с локальными нормативными актами именно до подписания трудового договора. Определенный опыт решения этого вопроса выработан на практике.

Так, например, не будет нарушением, если вы заранее заготовите листы ознакомления с указанием названия локального нормативного акта, даты и номера документа, которым он введен в действие, и эти листы прикрепите к самому локальному акту. Листы ознакомления должны быть прошиты и пронумерованы вместе с самим локальным нормативным актом. Однако этот вариант больше подходит для малочисленных компаний.

Для компаний с большой численностью работников, можно завести журналы ознакомления по каждому локальному нормативному акту, либо один общий журнал ознакомления с локальными нормативными актами, где будут проставляться подписи работников и даты ознакомления. По мере прибытия новых работников, либо принятия новых локальных нормативных актов, списки будут дополняться. Этот вариант хорош еще и тем, что таким же образом можно знакомить работников с принятыми изменениями и дополнениями к этим локальным нормативным актам.

В кадровой практике существует еще один вариант, когда составляется индивидуальный перечень документов, с которыми конкретный кандидат должен быть ознакомлен под роспись до подписания трудового договора. В таком перечне заготавливаются места для оформления визы ознакомления – проставления работником личной подписи и даты ознакомления с документом. Перечень документов, с которыми работник ознакомлен до подписания трудового договора, является приложением к трудовому договору и хранится вместе с ним. В тексте самого договора при этом можно уточнить, что работник до подписания трудового договора был ознакомлен со всеми необходимыми документами под роспись и сделать ссылку на приложение.

Этот вариант универсален, особенно в вопросе доказывания, что работник ознакомлен с локальными нормативными актами именно до, а не после подписания трудового договора. Обратите внимание, что в случае введения дополнений и изменений к действующим локальным нормативным актам, или принятия новых локальных актов, нужно будет прибегнуть к первому или второму варианту ознакомления уже работающего сотрудника с новыми локальными положениями.

  • Кадровое делопроизводство и Трудовое право
  • ЛНА

Опубликовано пользователем